„INSIRE Consulting hat uns mit einem pragmatischen Ansatz die monatliche Erstellung unseres
Geschäftsberichts sehr erleichtert. Die umgesetzte Beraterlösung überzeugt uns
durch Einfachheit, Transparenz und Flexibilität. Nicht zuletzt nimmt uns die Lösung
viele aufwendige manuelle Tätigkeiten ab.“
Andreas Paulus
Manager (Group) Accounting & Controlling, Prokurist, ATON GmbH München
Manager (Group) Accounting & Controlling, Prokurist, ATON GmbH München
Vorteile der Automatisierung innerhalb des Geschäftsberichts-Prozesses:
- Geringe Kosten durch Nutzung vorhandener Lizenzen
- Interne Ressourcenschonung
- Verknüpfung relevanter Programme
- Flexibel anpassbarer Bericht
- Jederzeit verfügbare Druckversion
Ausgangslage:
Manueller Prozess einer MS Excel basierten Berichterstattung
Im Rahmen dieses Kundenprojektes bei der ATON GmbH, wurde eine Automatisierung und Optimierung des Prozesses der Geschäftsberichterstattung durchgeführt – auf Wunsch des Kunden – unter ausschließlicher Verwendung von bereits vorliegenden Lizenzen für SAP und MS Office.
Trotz des Anstiegs der Digitalisierung greifen viele Unternehmen weiterhin auf bekannte MS Office Anwendungen innerhalb der Geschäftsberichterstattung zurück. Das Vorhandensein der Lizenzen und mit deren Verwendung verbundene geringere Kosten, spielen für viele Unternehmen eine entscheidende Rolle. Ein weiterer Vorteil ist das leichte Verknüpfen zusätzlicher Quellen.
Die Ausgangslage unseres Kunden war durch einen in jeder Periode wiederkehrenden Prozess mit vielfachem manuellem Eingreifen, Erstellen von Screenshots und dem Kopieren und Einfügen von Daten geprägt. Das Erstellen der Druckversion des Berichtes erfolgte ausgehend von einer Excel-Datei, die zu einer PDF-Datei umgewandelt wurde. Insbesondere Anpassungen und Aktualisierungen im Aufbau der Struktur des Berichts benötigten viele manuelle Schritte bis zum endgültigen Ergebnis.
Vorgehen:
Aufbau der Geschäftsberichts-Struktur und einer dynamischen Verknüpfung von MS Office Anwendungen sowie dem SAP SEM-BCS oder BCS4/HANA unter Verwendung von VBA
Ausgangsbasis war der vergangene Geschäftsbericht unseres Kunden, der uns als PDF-Datei zur Verfügung gestellt und im ersten Schritt in eine Word-Vorlage übertragen wurde. In diesem Zug wurden bereits Automatisierungen mithilfe verfügbarer Word-Tools durchgeführt, z.B. durch Formatvorlagen oder Querverweise. Das Layout ist im Rahmen von Word je nach Kundenwunsch frei wählbar und eine Druckvorlage in Form eines PDF-Datei jederzeit erstellbar.
Tabellen, Diagramme und einzelne Kommentarfelder wurden im nächsten Schritt mittels Verknüpfungen in die Word-Vorlage eingebettet. Diese direkte Verbindung zwischen Word und Excel ermöglicht es das Zahlenwerk stets aktuell zu halten. Die Word-Vorlage bleibt somit dynamisch. Anpassungen im Aufbau der Tabellen oder Layouts der Diagramme können direkt in der Excel-Datenbasis vorgenommen und bei der nächsten Aktualisierung direkt in die Word-Vorlage übernommen werden.
Für die Word-Vorlage wird eine Excel-Datenbasis benötigt, die Werte in Form von Tabellen und Diagrammen beinhaltet. Diese Werte werden mittels einer Query aus dem Summensatz Cube mit entsprechender Definition der Spalten in einer Excel-Datei abgespeichert. Mithilfe einer VBA Programmierung werden diese Daten in die Excel-Datenbasis eingefügt und können flexibel aufbereitet und das Layout stetig angepasst werden.
Im Fall der ATON GmbH wurde zusätzlich der Vorgang für den Upload von gelieferten Excel-Flash-Dateien der Gesellschaften in das SAP SEM-BCS automatisiert. Dieser Upload wurde durchgeführt, um weitere Funktionalitäten zur Modifizierung der Daten nutzen zu können, wie Währungsumrechnungen, Umgliederungen oder Allokationen. Über eine VBA Programmierung werden aus den Flash-Dateien Uploadfiles erstellt, auf die das SAP SEM-BCS direkt zugreifen kann. Diese werden anschließend auf den Summensatz Cube geschrieben und beim Auslesen durch die Query mitberücksichtigt.
Der Einsatz von VBA innerhalb der Word-Vorlage ermöglicht es unserem Kunden die Verknüpfungen zur Excel-Datenbasis mit minimalem Aufwand auf die nächste Periode umzustellen.
Am Beispiel der ATON GmbH wurde dies durch die Eingabe des aktuellen Monats und des Jahres auf dem Deckblatt der Word-Vorlage durchgeführt. Die Verknüpfungen werden daraufhin auf den Ordnerpfad des aktuellen Monatsabschlusses und die dort abgelegte Excel-Datenbasis umgestellt. Gleichzeitig werden alle periodenspezifischen Bezeichnungen im Dokument auf die ausgewählte Periode angepasst.
Lösung:
Bereitstellung eines automatisierten und ressourcenschonenden Geschäftsberichts-Prozesses
Das Ergebnis unseres Projekts bei der ATON GmbH ist ein automatisierter Prozess, der das manuelle Eingreifen der Mitarbeiter auf ein Minimum reduziert. Einmalig ist der Aufbau von Ordnerstrukturen und das Festlegen von Ablageorten sowie die Erstellung der Word-Vorlage, der Excel-Datenbasis und der VBA Programmierung. Der sich in jeder Periode wiederholende Prozess der Aktualisierung der Daten ist anschließend nur noch eine Abfolge weniger Klicks.
Abbildung 2: Der Geschäftsberichts-Prozess im Überblick
Die Kombination von Excel und Word in Verbindung mit VBA Programmierungen ermöglicht es den Automatisierungsgrad Ihrer Berichterstattung zu erhöhen und wichtige Kapazitäten einzusparen.
Um diesen Prozess auf die nächste Stufe der Automatisierung zu heben, ist die Anwendung von Robotic Process Automation (RPA) möglich.
Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme und eine zukünftige Zusammenarbeit