Die Anlieferung der Abschlusswerte von Tochtergesellschaften stellt die wesentliche Grundlage der weiteren Verarbeitung für das konsolidierte Berichtswesen dar.
Herausforderungen treten insbesondere bei Tochtergesellschaften auf, die außerhalb eines zentralen SAP-Buchhaltungssystems (SAP ECC oder SAP S/4HANA) ihre lokalen Abschlüsse erstellen. Hierbei handelt es sich bspw. um kleinere Vertriebsgesellschaften, At-Equity konsolidierte Gesellschaften oder auch Betriebsstätten.
Die richtige Organisation des Meldewesens ist daher wichtig. Diese beinhaltet alle technischen, inhaltlichen und organisatorischen Prozesse, um die relevanten Daten der Tochtergesellschaften in die Meldestrukturen der Konzernmutter überzuleiten und zeitgerecht bereitzustellen.
Definition von Prozessen und Verantwortlichkeiten
Die Prozesse des Meldewesens sowie der Konsolidierung sollten einheitlich und harmonisiert sein, sodass zeitliche Engpässe im Rahmen der Datenmeldung reduziert und sogar vermieden werden. Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Maßnahmen bzw. Schritte können in einer Zeitplanung bspw. durch ein Abschluss- und Aktivitätenplan (Meldewesen und Konsolidierungsprozess) mit den Informationen „Wann muss welcher Prozessschritt“ abgeschlossen sein unterstützen werden. Vor- und nachgelagerte Prozesse wie die Intercompany-Abstimmung dürfen in einem Meldewesen Prozess nicht unberücksichtigt bleiben.
Oftmals werden die Abschlussprozesse auch einer Analyse der Aspekte eines „Fast Close“ oder sogar „Hard Close“ untersucht. Bei einem Hard Close müssen bspw. ausgesuchte Gesellschaften vorab – ein Monat vor dem Jahresabschluss – den Meldedatenprozess „durchlaufen“, um eventuelle Fragen aus den vorherigen Abschlüssen oder Risiken eher zu beantworten und nicht erst später im eigentlichen Jahresabschluss => Zeit und Qualitätsfaktor.
Unter anderem kann es vorkommen, dass für das Managementboard eines Unternehmens erste Zahlen bzw. Kennzahlen vorab geliefert werden sollen / müssen (bspw. für ein Flash-Reporting), hier besteht dann die Möglichkeit einer geteilten Meldung der Gesellschaften (Bilanz, GuV und Anhang).
Es macht Sinn, in der Organisation des Konzernrechnungswesens sowohl im Accounting und Controlling feste Verantwortliche zu installieren, die die Gesellschaften in dem Prozess und der Berichterstattung betreuen. Somit können Fragestellungen frühzeitig, eventuell vor dem Datenmeldeprozess geklärt werden. Insbesondere bei kleineren Konzerngesellschaften, die ihr Datenmaterial mit eigener Buchhaltungssoftware verwalten, ist oftmals eine engere Betreuung oder gar die direkte Unterstützung bei Aufgaben durch die Muttergesellschaft erforderlich.
Bei einer Vielzahl von derartigen Tochtergesellschaften kann dies teilweise sehr zeitaufwendig sein, wenn jeweils lokal erzeugte Abschlussdaten übergeleitet werden müssen. Wichtig ist zudem, dass auch bei organisatorischen Trennungen zwischen Accounting und Controlling bei der Konzernmutter, Informationen nicht mehrfach bei der Beteiligung abgefragt werden.
Dazu werden Gesellschaften von berichtspflichtigen Teilkonzernen auch vorkonsolidiert an die Konzernmutter übermittelt, d. h. der Teilkonzern liefert den bereits konsolidierten Abschluss in einem Datenpaket auf Ebene einer technischen Einheit in das Konsolidierungssystem der Mutter. Erfolgt der Teilkonzernabschluss in einer Währung ungleich der Währung der Muttergesellschaft, wird dies in der Währung übermittelt.
Bedeutsam ist, dass insbesondere Änderungen am Meldeumfang bspw. durch neue IFRS-Anforderungen oder die Einbindung von akquirierten Gesellschaften rechtzeitig vorbereitet werden. Dies gilt es frühzeitig bspw. in Form eines News- oder Information-Letter zu kommunizieren.
Meldeumfang, Periodizität und Geschäftsjahr
Im Meldewesen des Konzern- und Managementreporting kann es zu unterschiedlichen Meldeumfängen je Periode innerhalb eines Geschäftsjahres kommen. Hier sind unter anderem auch die Bereiche Accounting und Controlling involviert, wann welche und wie Informationen bspw. an das Board des Unternehmens oder auch für Banken und Investoren vorliegen müssen.
Meldeumfänge sind i.d.R. Bilanz, GuV (je nach dem Umsatzkosten- und/oder Gesamtkostenverfahren – UKV/GKV), Anhangsangaben jedoch auch eine eventuelle Steuerbilanz etc. Dieses pro Gesellschaft in der jeweiligen Periode des Geschäftsjahres, welches unter anderem auch in dem Abschlusskalender definiert werden sollte (Zeitpunkt). Eine gewisse Komplexität kann hinzukommen, wenn Teilkonzerne mit unterschiedlichen Anforderungen an den Meldeumfängen hinzukommen. Hier seinen dann wieder die Stichworte Harmonisierung und Integration genannt. Es kann sein, dass bspw. zu den Monaten nur eine GuV gemeldet wird und dann im Quartal bzw. Jahresende der komplette Meldeumfang. Eine weitere Komplexität kann existieren, wenn ein Teilkonzern bspw. gegeben über dem Hauptkonzern ein verschobenes Geschäftsjahr hat, dieses aber in einem ERP-System abgebildet werden muss.
Neben den Meldeumfängen und dem Geschäftsjahr gibt es wie in den Formulierungen vorher das eine oder andere Mal erwähnt, noch eine kleine Einheit, die Periodizität im Meldewesen. Damit werden, wie es das Wort schon beinhaltet, die Perioden abgebildet. Auch hier gilt, wann sind welche Meldeumfänge relevant und diese sind nicht zwingend – auch zu einem FI-System – nicht an der monatlichen Berichterstattung gebunden. Es kann und besteht auch die Möglichkeit, in den integrierten ERP-System wie bspw. dem SAP S/4HANA auch hier zwischen FI/CO und der Konsolidierung zu unterscheiden. In manchen Fällen werden in der Konsolidierung auch noch Sonderperioden vorgesehen, um eventuelle nicht relevante Einzelabschlussdaten auf Konzernebene im Meldewesen abzubilden.
Zudem seien noch die Meldeumfänge Budget, Forecast (rollierend ja/nein) und Mittelfristplanung erwähnt, welche aufeinander teilweise aufbauen und inhaltliche Abhängigkeiten haben. Hier müssen ebenfalls eine Harmonisierung und Integration sowie separate Analysen stattfinden. Diese sollten/müssen auch in den Abschlusskalender mit Abhängigkeiten zum aktuellen Meldewesen eingebunden werden.
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