Den ersten Teil dieses Beitrags finden Sie hier.
Einbindung in die IC-Abstimmung
Unter Intercompany-Abstimmung (Forderungen / Verbindlichkeiten, Aufwände / Erträge etc.) versteht man den Prozess, in dem die buchhalterischen zusammengehörenden Vorgänge zwischen den Konzerngesellschaften auf Übereinstimmung geprüft werden. Die Abstimmung wird auf Haupt- und Nebenbuchebene durchgeführt und ist der Konzernabschluss-Erstellung zeitlich idealerweise vorgelagert.
Inkonsistenzen zwischen den Gesellschaften können durch Fehlbuchungen, Währungsdifferenzen (Transaktions bedingt => Einbindung der Transaktionswährung) oder Periodenabweichungen durch abweichende Zeiträume entstehen.
Die Intercompany-Abstimmung liegt zeitlich vor der finalen Erstellung der Einzelabschlüsse und trägt zu deren Richtigkeit bei. Darüber hinaus ist die Intercompany-Abstimmung auch für den Konzernabschluss wichtig, weil dieser derivativ durch Konsolidierung der Einzelabschlüsse der Konzerngesellschaften gewonnen wird. Da bei der Konsolidierung unter anderem die Aufwands- und Ertragskonsolidierung und die Schuldenkonsolidierung notwendig ist, sorgt die Intercompany-Abstimmung mit ihren ggf. vorzunehmenden Korrekturen für einen reibungslosen Ablauf der Konsolidierungsschritte und vermeidet Verzögerungen.
Einige ERP-Systeme beinhalten die Funktionalität der Intercompany-Abstimmung. Die meisten dieser Systeme setzen voraus, dass eine homogene und zentralisierte IT-Landschaft konzernweit vorhanden ist. Kleinere Gesellschaften mit einem eigenen Buchhaltungssystem werden hinzugeladen.
Sollte dieses nicht der Fall sein, erfolgt die Intercompany-Abstimmung überwiegend mit Hilfe von eigenentwickelten Lösungen oder Formularen und/oder Tabellenkalkulation (vor allem Microsoft Excel) und E-Mails, was jedoch sehr zeitintensiv sein kann.
Es ist sinnvoll die Intercompany-Abstimmung so frühzeitig wie möglich, am besten am Ursprung der Buchungen im ERP-System, vorzunehmen. So kann auf etwaige Abweichungen bestmöglich reagiert werden.
Neue rechtliche Anforderungen
Die Einbindung für Gesellschaften, die außerhalb, in einem separaten ERP-System, ihre Abschlusszahlen vorliegen haben stellt die Überleitung oftmals große Herausforderungen dar.
Hinzu kommt der Einbezug von Daten für das ESG-Reporting hinzu. Hier sind bereits für das Geschäftsjahr 2024 diejenigen Unternehmen betroffen, die bereits jetzt gemäß CSR-Richtlinie-Umsetzungsgesetz (CSR-RUG) berichtspflichtig sind. Diese Berichtsprozesse werden meist außerhalb der Datenmeldung für die konsolidierte Berichterstattung behandelt, obwohl Synergien nutzbar wären.
Diese Konstellation kommt vor bei kleineren (Vertriebs)-Gesellschaften, Zukäufen, die noch nicht in die IT-Systeme der Muttergesellschaft integriert sind oder bei Finanzholdings, wo die Muttergesellschaft in verschiedene Geschäftsmodelle der Beteiligungen investiert, IT-seitig jedoch meist die lokalen Abschlüsse in eigenen ERP-Systemen durchgeführt werden.
Zentralen Buchhaltungssystem
Die Überführung der Abschlusswerte von Konzerngesellschaften aus der zentrale Buchungsstruktur in ein Konsolidierungssystem ist unter anderem abhängig auf welcher Plattform und System (Software) sich die einzelnen Gesellschaften befinden. Der Idealfall wäre, dass sich alle Gesellschaften auf einem einheitlichen harmonisierten Buchungssystem befinden, als Schlagworte können hier genannt werden S/4HANA, Central Finance etc. Wenn dann auch noch Periodizität, Meldeumfang, Rechnungslegung, Gesellschaftsform(en), etc. übereinstimmen, würde den Idealfall optimieren.
Die Einführung einer ganzheitlichen, modernen Finanzmanagement-Software als zentrales Buchhaltungssystem schafft nicht nur effiziente Prozesse, sondern auch eine etwaige rechtssichere Meldung. Mehr Funktionalität ist auch mehr Bedienkomfort, unter anderem auch in den technischen Überleitungen der lokalen Buchhaltungsstrukturen (Mapping). Bei einem integrierten System können die Regeln des Mapping hinterlegt werden, d.h. welches Konto wird auf welche Konzernposition gemappt. Es kann aber durchaus sein, dass je nach Integration dieses auch mittels anderer Lösungen wie bspw. Excel realisiert werden muss.
Inhaltliche Überleitungen bspw. vom lokalen GAAP nach IFRS
In dem Meldeprozess für die bspw. IFRS-Konzernabschlusserstellung (kann auch HGB sein) stellt viele Unternehmen noch immer vor große Herausforderungen. Insbesondere bei kleinen, von der Konzernmutter entfernte Tochterunternehmen, gibt es erschwerte Rahmenbedingungen.
Normalerweise liegt die Verantwortung für inhaltliche Überleitungen bei der Tochter. Diese nimmt die notwendigen Adjustments von lokalen GAAP auf IFRS vor und verantwortet das Mapping der lokalen Konten auf die Konzernpositionen und der anderen kontierungsrelevanten Merkmale.
Sollte dies aus organisatorischen Gründen nicht möglich sein, kann ein anderer Weg gewählt werden. In der Regel werden dann die Daten der Gesellschaften aus dem Einzelabschluss technisch aufbereitet in die Buchungsstrukturen des Meldewesens der Konzernmutter im ERP-System übernommen. Danach erfolgt in dem entsprechenden eine Anpassung aus Konzernsicht auf das GAAP des Konzerns, die vom Corporate Accounting vorgenommen wird.
Vollautomatische harmonisierte und integrierte Lösungen existieren für eine Überleitung meist nicht, obwohl dies technisch möglich wäre. Software-Lösungen bieten die Möglichkeit Überleitungen auf Basis der lokalen Strukturen je Tochtergesellschaft ein Mapping durchzuführen, ohne dass dabei eine aufwendige Stammdatenpflege im Konsolidierungssystem erfolgen muss.
Akquirierte Gesellschaften/Merger
Transaktionen wie Akquisitionen von Gesellschaften oder Merger stellen zusätzliche Herausforderungen dar. Bei akquirierten Gesellschaften kommt es oftmals zu einem zeitlichen und prozessualen Engpass. Dieses ist in der Regel durch das sogenannte Signing und Closing Date bedingt. Häufig wird für neu erworbene Gesellschaften im ersten Schritt mit einem weniger detaillierten Meldeumfang gearbeitet, da sich hier der Meldeprozess und die Zusammenarbeit erst finden muss. Erst in Schritt 2 erfolgt die Anpassung von Meldetiefe und -detail an den Standard der Mutter.
Bei Fusionen gilt es darauf zu achten, dass diese bereits im ERP-System abzubilden sind und schließlich im Kontext inhaltlich sauber in das Konsolidierungssystem zu übertragen sind. Da ein Großteil der Fusionen rückwirkend abgebildet wird, ist darauf zu achten, dass Bilanz und GuV entsprechend zum Stichtag der Fusion bei der untergehenden Gesellschaft ausgebucht und auf die aufnehmende Gesellschaft übertragen werden müssen. Dies muss sich entsprechend in der Datenmeldung der beteiligten Gesellschaften an die Konzernmutter widerspiegeln.
Erfahren Sie hier mehr über Financial Consolidation.
