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Group Reporting Data Collection – Neue Funktionalitäten aus 2021

Die Konsolidierungslösung S/4 HANA Group Reporting ist besonders durch ihre tiefe Integration mit S/4 HANA Accounting und Controlling für Unternehmen interessant. Der integrative Ansatz spiegelt sich auch in den Grundfunktionalitäten des Group Reporting wider. Analog zu ECCS und SEM BCS wird hier auf die Lieferung der Einzelabschlussdaten direkt aus S/4 HANA für integrierte Gesellschaften oder über automatisierte Schnittstellen / Fileupload für nicht integrierte Gesellschaften gesetzt. Was sind nun die Vorteile mit der Group Reporting Data Collection App?

  • Haben Sie viele nicht in S/4 HANA integrierte Gesellschaften? 
  • Müssen Sie die Einzelabschlussdaten dieser Gesellschaften auf Konzerndatenmodell erst mappen? 
  • Wollen Sie dieses Mapping automatisieren?
  • Wollen Sie den Gesellschaften die Möglichkeit geben die Daten komplett manuell zu erfassen oder nach dem gemappten Upload die Daten anzureichern?
  • Wollen Sie neben aus dem ERP kommenden Daten zusätzliche Meldedaten abfragen?
  • Wollen Sie zentrale Kommentierungen der Einzelabschlussdaten einsammeln?
  • Dann kommen Sie an GRDC (Group Reporting Data Collection) nicht vorbei.

Group Reporting Data Collection erlaubt:

  • Ein flexibles und umfangreiches Mapping der Daten inkl. Mappingprotokolle (egal ob die Daten aus dem S/4 HANA, aus dem Group Reporting selbst, aus automatisch angebundenen Vorsystem oder über Flatfile importiert werden)
  • Manuelle Erfassung / Anreicherung der Daten via Erfassungsmappen

Die Group Reporting Data Collection ist ein junges Tool, welches sehr aktiv weiterentwickelt wird. Besonders in den letzten 1,5 Jahren sind sehr viele wichtige Funktionalitäten neu dazugekommen. Daher lohnt es sich die gelieferten Funktionen von Q1-Q4 / 2021 und Q1-Q2 / 2022 genauer unter die Lupe zu nehmen. Ich gehe chronologisch vor. In diesem Artikel fasse ich die Änderungen des Jahres 2021 zusammen. Änderungen aus dem Jahr 2022 folgen in einem nächsten Artikel.

Group Reporting Data Collection Neue Funktionen

Q2 2021 – Sammlung der Textkommentare für Finanzdaten

Es wurde nun ermöglicht in den Erfassungsmappen die Werte mit den Kommentaren zu versehen. Die Länge der Kommentare sind auf 10.000 Zeichen beschränkt und somit für alle mögliche Zwecken ausreichend. Die Kommentare sind auch in anderen Formularen innerhalb GRDC (Group Reporting Data Collection) für relevante Daten sichtbar.

Schaubild, so werden in GRDC Kommentare hinterlegt.

Was noch fehlt, ist eine Möglichkeit die Kommentare in einem separaten Feld darzustellen, um z.B. die Kommentare aller Gesellschaften eines Segmentes mit korrespondierenden Werten anzeigen zu lassen, um den Wert auf der Segmentebene kommentieren zu können.

Interessant ist, dass die Kommentare physisch nicht ins Group Reporting geschrieben werden, wie es bei Zahlen der Fall ist, sondern in der GRDC Cloud (oder eher gesagt auf dem BTP – Business Technology Plattform) bleiben. Aktuell kann man sich diese Kommentare nur innerhalb der GRDC anzeigen lassen (die Möglichkeit diese aus den Berichten des Group Reportings zu konsumieren ist für ein späteres Release geplant).

Schaubild, das zeigt, wie die Funktionen von GDRC und Group Reporting zusammenhängen.

Fazit: Es ist eine wichtige Funktionalität, um die Kommentierung des Zahlenwerkes applikationsgestützt zu ermöglichen. Durch sie wird die Kommunikation zwischen den Lieferanten der Einzelabschlüsse und Konsolidieren/Reportern erleichtert. Zusätzlich fördert sie die Transparenz. Mit den Funktionalitäten der Anzeige in einem separaten Feld und der Möglichkeit der Anzeige aus den Group Reporting Berichte wäre das Paket rund. Für die Zukunft könnte man über eine Möglichkeit der Kommentarerfassung auf Knotenebenen nachdenken.

Q2 2021 – Kalkulation der Werte in der Erfassungsmaske mithilfe von Layoutformeln

Mit dem Release Q2 2021 ist auch die Möglichkeit der Excel ähnlichen Berechnungen in den Erfassungsmasken hinzugekommen. 

Viele Funktionen können bei den Formeln verwendet werden. Hier ist eine Anzahl möglicher Funktionen nach Kategorie:

  • 26 Datumfunktionen 
  • 16 Informationsfunktionen 
  • 26 Finanzenfunktionen 
  • 10 Logische Funktionen
  • 11 Suchfunktionen
  • 75 Mathematische Funktionen
  • 132 Statistische Funktionen
  • 23 Textfunktionen.

Die Formeln können pro Zeile und/oder pro Spalte definiert werden.

In den Formeln kann man neben Zellenreferenzen auch die Labels verwenden, welche man vorher in dem Formular definiert hat.

Möglichkeiten, Berechnungen in GDRC durchzuführen

Mögliche Verwendung der Layoutformeln:

  • Informationszweck (Berechnung der Zwischensumme)
  • Kontrollzweck (Differenz zwischen Summe der Davonausweise und Gesamtsumme)
  • Kalkulation der KPI’s und deren Speicherung ins Datenbank 
  • Automatische Stornierung der Datensätze bei Lieferung der Zusatzmeldedaten für vorgangsbasierte Kapitalkonsolidierung

Fazit: Wie wir sehen ist der Umfang des gelieferten Formelwerkkastens überzeugend. Viele bisher offene Flanken wurden durch diese Weiterentwicklung abgedeckt. Als weitere Ausbaustufe könnte man sich eine Möglichkeit vorstellen pro Zelle eine Formula hinterlegen zu können.

Q3 2021 – Bedingte Formatierung, Versteckbarkeit, Veränderbare Größe, Schreibschutz, Variable Erweiterbarkeit

Mit dem Release Q3 2021 wurde ein sehr umfangreiches Paket der Weiterentwicklungen für die manuelle Erfassung ausgeliefert, welche verschiedene Aspekte betrifft.

Bedingte Formatierung – die Funktionalität ist aus Excel sehr gut bekannt. Es wird ermöglicht, dass, abhängig von dem Wert der Zelle, die Füllung oder Schriftfarbe auf grün, gelb oder rot geändert wird.

Bedingte Formatierungen in GDRC einstellen - so geht es

Versteckbarkeit – man kann pro Zelle definieren, ob der Wert dort angezeigt oder versteckt wird. Alternativ kann die gesamte Zeile oder Spalte versteckt werden. Versteckte Werte können weiterhin für bedingte Formatierungen oder für die Formelberechnung genutzt werden. 

Veränderbare Größe – man kann pro Zeile und Spalte die Größe festlegen, oder alternativ die Zeile/Spalte automatisch an die Länge des Inhalts anpassen lassen.

Schreibschutz – bei der Erstellung der Erfassungsmaske ist es nun möglich zu definieren, dass einzelne Zellen, gesamte Bereiche oder die gesamte Maske schreibgeschützt wird.

Variable Erweiterbarkeit – wenn Sie für einen bestimmten Aufriss eine Mehrfachauswahl treffen möchten, haben Sie nun die Möglichkeit der Auswahl wie diese in der Erfassungsmaske dargestellt wird:

  • Dimensionswerte mit Beträgen anzeigen.
  • Dimensionswerte anzeigen und hinzufügen – Nur die bebuchte Dimensionswerte anzeigen und gleichzeitig dem User erlauben bei der Befüllung der Maske zusätzliche Zeilen oder Spalten für neue Dimensionswerte hinzufügen.
  • Alle Dimensionswerte anzeigen.
Schaubild, Erklärung, so können Dimensionswerte eingetragen werden.

Die mittlere Option ist besonders sinnvoll bei der Lieferung der Partnerinformationen, wo die Gesellschaft bei bestimmten Positionen nur eine Handvoll Partner von mehreren Hundert möglichen liefert. 

Fazit: Eine sehr umfangreiche Weiterentwicklung. Die bedingte Formatierung ist sehr sinnvoll bei der Anreicherung der Positionswerten mit Bewegungsarten oder Funktionsbereichen. Man kann durch das Mapping die Vorsystemwerte ohne solchen Aufriss auf Dummy-Elemente einbuchen und danach über die Erfassungsmaske dafür sorgen, dass dieser Wert auf die normalen Elemente aufgeteilt wird. Die variable Erweiterbarkeit erlaubt manuelle Datenerfassung optisch sinnvoll darzustellen auch in den Fällen, wo die Liste der möglichen Dimensionswerte sehr lang ist.

Q3 2021 – Mappingprotokolle (Rückverfolgbarkeitsprotokolle)

Mit dem Release Q3 2021 wurde eine Funktion der Mappingprotokolle (oder in SAP-Sprache Rückverfolgbarkeitsprotokolle) ausgeliefert. Beim Hochladen der Daten mit dem hinterlegten Mapping können Sie es jetzt mit oder ohne Protokollierung ausführen.

Schaubild, so werden Mappingprotokolle in GRDC erstellt.

Im Falle, dass Sie die Funktion ausgewählt haben, wird am Ende des Importes ein Protokoll zur Verfügung stehen. Dieses macht es nachvollziehbar, welche Eingangsdaten mit Hilfe von welchen Zeilen der Mappingdefinition in welche Ausgangsdaten transferiert worden sind. 

Ein Mappingprotokoll, generiert durch GRDC

Auf dem vorherigen Screenshot sind Einzelabschlussdaten in dem Datenmodell der liefernden Einheit in blau markiert. Entsprechende verwendete Zeilen der Mappingdefinition sind gelb. Die entsprechenden Werte in dem Konzerndatenmodell sind hier in roten Spalten dargestellt. 

Damit können Sie jederzeit analysieren, wie das Mapping aufgesetzt ist und dem Wirtschaftsprüfer belegen, dass die beim Konzern angekommene Einzelabschlusswerte richtig in das Konzerndatenmodell überführt worden.

Fazit: Eine sehr nützliche Funktionalität, welche die bereits vorhandenen Mappingfunktionalitäten abrundet. Außerdem fördert sie die Transparenz der Datenumwandlung.

Q4 2021 – Kopierfunktion mit Transformationsmöglichkeit

Mit dem Release Q4 2021 ist auch eine Kopierfunktion mit Transformationsmöglichkeit dazu gekommen. Jetzt ist es möglich auch S/4 HANA Group Reporting als Quellsystem fürs Mapping zu nutzen. Damit können die Daten aus eigener oder anderer ACDOCU-Tabelle (Datenbanktabelle des Group Reporting) selektiert werden. Diese Daten können mit Anwendung aller Mappingmöglichkeiten des GRDC transferiert und zurück in die ACDOCU-Tabelle reingeschrieben werden.

Was sind nun die Anwendungsmöglichkeiten?

Beispiel 1: Ein Teilkonzern XY konsolidiert die Daten von mehreren Konsolidierungseinheiten in eigenem Konsolidierungskreis (eventuell auf einem abweichendem Datenmodell und/oder auf dem anderem Group Reporting Instanz/Tenant). Nachdem die Daten dort konsolidiert sind, werden diese vorkonsolidiert an den Konzern als Konsolidierungseinheit XY geliefert. Um dieses Szenario abzubilden, müsste man die konsolidierten Daten aus dem Group Reporting des Teilkonzerns XY extrahieren (komplett über alle Kontierungsebenen), diese auf Posting Level „00“ mappen und die Konsolidierungseinheiten der vorkonsolidierten Gesellschaften durch Konsolidierungseinheit „XY“ ersetzen und in das Group Reporting des Konzerns hochladen. Mit der Kopierfunktion stellt dies kein Problem mehr dar.

Beispiel 2: Man setzt eine Forecast 5+7 auf. Hier kann man nun die ersten 5 Monaten aus dem IST-Version extrahieren, die Version durch den Forecast ersetzen (eventuell zusätzlich auf niedrigeren Detaillevel mappen) und anschließend im Group Reporting abspeichern.

Fazit: Die neue Funktionalität erlaubt nicht nur eine Massendatenübernahme, sondern auch Massendatentransformation.

Q4 2021 – Einsatz der Formulare als Link in Erfassungsmappen und Paketen

Mit dem Release Q4 2021 kann man jetzt gleiche Formulare in unterschiedlichen Erfassungsmappen (Ordnern) und Paketen verlinken. Falls man in unterschiedlichen Paketen das gleiche Formular nutzen wollte, musste man vor Q4 2021 das Formular kopieren und dem neuen Paket eine Kopie zuordnen. Somit konnte es zu Situationen kommen, wo das gleiche Formular mehrfach genutzt wird. Im Falle der Formularanpassung, musste man diese Anpassung in jeder Kopie erneut durchführen (oder alternativ alle Kopien löschen, den Formular einmal anpassen und erneut kopieren und an allen notwendigen Stellen einfügen).

Fazit: Jetzt muss man das Formular nur einmal vorhalten und bei Änderungen nur an einer Stelle anpassen.

Fortsetzung über die Weiterentwicklungen des Jahres 2022 folgt…

SAP Berater Dmitrij Rempel

Dmitrij Rempel

Solution Experte S/4HANA Group Reporting

dmitrij.rempel@insire.de

+49 (0) 151 – 288 – 952 – 85

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