Ihre Geschäftsziele erreichen, auf Erkenntnissen aufbauen und Risiken minimieren – mit einer leistungsstarken Finanzplanungssoftware verbessern Sie langfristig Ihre Finanzplanung. Allerdings ist die Implementierung einer solchen Software eine herausfordernde Angelegenheit.
Wir stellen Ihnen hier die verschiedenen Aspekte einer solchen Finanzplanungssoftware vor, erläutern die wichtigsten Vorteile und beschreiben sechs Erfolgsfaktoren.
Was ist eine Finanzplanungssoftware?
Eine Finanzplanungssoftware ist ein spezialisiertes Tool, das Ihnen als Unternehmen dabei hilft, Ihre finanziellen Ressourcen und Prozesse effizient zu verwalten. Auf diese Weise fördern Sie Wachstum und Rentabilität. Die Software ermöglicht es, verschiedene finanzielle Aspekte wie Budgetierung, Prognosen, Analyse und Berichterstattung in einem zentralisierten System zu verwalten. Die Verwendung kann dazu beitragen, die Finanzplanungs- und Controlling-Prozesse zu automatisieren, zu optimieren und flexibel zu gestalten.
Vorteile der Finanzplanungssoftware
Eine Finanzplanungssoftware einzuführen, bietet Ihnen zahlreiche Vorteile. Dazu zählen:
- Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung von Finanzprozessen sparen Sie Zeit und Ressourcen, die Sie sonst für manuelle Aufgaben wie Dateneingabe und -überprüfung aufwenden müssten.
- Verbesserte Genauigkeit: Eine Finanzplanungssoftware reduziert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Ungenauigkeiten, die bei manuellen Prozessen auftreten können.
- Bessere Entscheidungsfindung: Durch die Bereitstellung von Echtzeitdaten und Analysen sind Sie in der Lage, fundierte Entscheidungen zu treffen und Ihre Geschäftsstrategien entsprechend anzupassen.
- Integrierte Planung: Eine Finanzplanungssoftware ermöglicht es Ihnen, alle relevanten Aspekte wie GuV, Bilanz und Liquidität in einer einzigen Plattform zu verwalten und zu analysieren.
- Grafische Darstellung von Daten: Dank der Visualisierung Ihrer Finanzdaten in Form von Diagrammen und Grafiken, beispielsweise mithilfe der SAP Analytics Cloud, verstehen Sie Ihre Informationen besser. Zudem lassen sich die Daten besser interpretieren.
- Anpassungsfähigkeit: Passen Sie die Finanzplanungssoftware an Ihre spezifischen Anforderungen und Prozesse an, um eine optimale Leistung und Effektivität zu gewährleisten.
6 Erfolgsfaktoren zur Implementierung einer Finanzplanungssoftware
Die Implementierung einer Finanzplanungssoftware verbessert Ihre Finanzprozesse und hilft bei der Entscheidungsfindung. Um den Erfolg einer solchen Implementierung zu gewährleisten, gilt es, die folgenden sechs Erfolgsfaktoren zu berücksichtigen:
Eines der schwierigsten Unterfangen im Zuge der Implementierung einer Finanzplanungssoftware sind klare Beschreibungen sowie Anforderungen.
Es ist wichtig, Ihre spezifischen Geschäftsprozesse und Verantwortlichkeiten innerhalb Ihrer Unternehmensorganisation genau zu kennen. Basierend auf diesen Werten können Sie Soll-Prozesse für Ihre Planung definieren und spezifische Anforderungen für die Softwareimplementierung ableiten. So bilden Sie lokale Besonderheiten der Organisation ab.
Dies ist ein entscheidender Aspekt für den Erfolg des Projekts. Oftmals sind die Geschäftsprozesse nicht ausreichend detailliert beschrieben, sodass sich daraus keine klaren Anweisungen für die Softwareentwicklung ableiten lassen. Dadurch entstehen Missverständnisse, und der Controller findet sich nicht in der implementierten Software wieder, was die Akzeptanz beeinträchtigt.
Möchten Sie eine Finanzplanungssoftware implementieren, ist einer der ersten Schritte, den passenden Planungsansatz festzulegen. Sie sollten sich darüber im Klaren sein, was Sie erreichen und wie Sie diese Ziele verfolgen möchten. Sie haben die Möglichkeit, einen Bottom-Up-Ansatz zu verfolgen oder Top-Down zu planen:
Bottom-Up-Planung: Bottom-Up-Ansätze haben oft den Nachteil, dass mehrere Personen in den Prozess involviert sind. Dies erhöht den Abstimmungsaufwand und macht ihn zeitintensiver. Außerdem besteht die Gefahr, dass Sie falsche Anreize setzen, zum Beispiel durch das Hinzufügen unnötiger Puffer, um mehr Sicherheit zu schaffen. Da zudem die Zahlen oftmals nicht mit den Erwartungen des Managements übereinstimmen, müssen Sie bei einer Bottom-Up-Implementierung am Ende des Prozesses noch Anpassungen vornehmen.
Top-Down Planung: Top-Down-orientierte Finanzplanungen sind schlanker und lassen sich besser in die langfristige strategische Planung integrieren. Die Ziele des Managements werden frühzeitig und effizienter in die Planung einbezogen. Für die Finanzplanung sind klare Vorgaben seitens des Managements ein Muss, mindestens in Form von zentralen Rahmenparametern wie Umsatz oder Gewinn. Auch der Abgleich von Planzahlen mit Prognosen ist schneller und effizienter möglich.
Bei beiden Ansätzen erfolgt die Budgetierung in der Regel über einen Zeitraum von zwölf Monaten. Der Zeithorizont für einen (Rolling)-Forecast orientiert sich hierbei am Geschäftsmodell. Die entscheidende Frage: Welche Planzahlen sind über welchen Zeitraum relevant? Hierbei hilft es, den Planungserfolg der Vergangenheit zu betrachten und zu bewerten. Beispielsweise ist es nicht sinnvoll, in schnelllebigen Branchen wie Transport und Logistik oder IT einen Forecast über 24 Monate zu erstellen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der erfolgreichen Implementierung einer Finanzplanungssoftware ist der Detaillierungsgrad Ihrer Planung. Zwei Fragen sind entscheidend:
- Welche Informationen und Daten möchten Sie planen?
- Welche Informationen und Daten benötigen Sie für Reportings?
- Der Detailgrad bestimmt sich aus der Kontierung der relevanten Merkmale wie Konten, Kostenstellen und Profit-Zentren. Je nach Detailgrad wird die Finanzplanung mehr oder weniger aufwendig.
Bei einem Top-Down-Ansatz wird die Planung weniger detailliert und aggregierter durchgeführt, zum Beispiel auf Geschäftseinheitsebene anstelle von Profit-Center-Ebene oder auf Summenpositionsebene anstelle von Kontenebene.
Bei Bottom-Up-Ansätzen besteht die Tendenz, zu viele Informationen mitzuführen, die keinen Mehrwert bieten und die das Management letztlich nicht interpretieren kann.
Daher ist eine genaue Abwägung von Aufwand und Nutzen einer Finanzplanung wichtig. Je genauere Vorgaben Sie zu Werttreibern und Steuerungsmechanismen machen, desto einfacher gestaltet sich Softwareimplementierung. Die klare Definition der Werttreiber und Steuerungsmechanismen stellt einen zentralen Aspekt jedes Planungsprojektes dar: Was soll, wofür und für wen geplant werden?
Machen Sie sich darüber hinaus Gedanken darüber, welche Anforderungen Management und externe Interessengruppen wie Banken und Investoren tatsächlich stellen. Letztlich fragen Sie nur Informationen in der Finanzplanungssoftware ab, die zu einer datengestützten Entscheidungsfindung beitragen.
Um Ihre Finanzplanungssoftware erfolgreich in Ihr Unternehmen zu integrieren, arbeiten Sie idealerweise eng mit Ihren Mitarbeitern zusammen. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter ein und erklären Sie ihnen die Vorteile des Projekts. Wenn dies nicht geschieht, sind Projekte oft zum Scheitern verurteilt.
Besonders in Planungsprojekten, in denen historisch bedingt große Datensammlungen existieren, fällt es den Beteiligten manchmal schwer, die geplanten Zahlen als Teil eines Gesamtkonzepts zu sehen. Hier sollten Sie die Vorteile der Software aufzeigen, zum Beispiel, dass sich Fehler reduzieren lassen und sich die Effizienz steigert.
Schnelle Ergebnisse überzeugen meist am besten. Insbesondere, wenn die Mitarbeiter sich in ihnen selbst wiederfinden. Es ist wichtig, die beteiligten Personen für die neue Lösung zu schulen und zu trainieren, idealerweise mit bereits bekannten Daten. Durch kleine Erfolgserlebnisse können Sie direkt am System Überzeugungsarbeit leisten, was Bereitschaft und Motivation steigert.
Die Implementierung der Software setzt obendrein eine enge Zusammenarbeit zwischen Fachbereich und IT voraus: Es entstehen neue IT-Prozesse, die Sie beschreiben, mit dem Fachbereich abstimmen und in der täglichen Zusammenarbeit integrieren müssen.
Dank einer modernen Finanzplanungssoftware nutzen Sie immer mehr Daten, die Sie schneller verarbeiten. Allerdings haben viele Unternehmen nicht die ideale Umgebung, um dies umzusetzen. Eine möglichst homogene IT-Infrastruktur erleichtert Datenfluss, Analyse und Reporting.
Natürlich sind in den verschiedenen Systemen Schnittstellen möglich. Jedoch müssen Sie diese gut pflegen und warten. Heterogene IT-Landschaften mit unterschiedlichen Softwarelösungen (zum Beispiel zwischen Data Warehouse und Planungstools) erschweren und verlangsamen entsprechend Ihrer Finanzplanung. Selbst einfache Aufgaben wie das Anlegen oder Ändern von Stammdaten werden zu einem mühsamen Unterfangen.
Die Folge: inkompatible Datenstrukturen, hohe Redundanzen und Kosten.
Statt auf lange Konzepte und endlose Meetings streben Sie bei der Implementierung einer Finanzplanungssoftware eine agile Vorgehensweise an. Idealerweise etablieren Sie themenabhängige Sprints, in denen Sie die praktische Arbeit mit der Software direkt einplanen.
Die gewählte Methode sollte Flexibilität bieten, um bei Bedarf individuell handeln und sinnvolle Elemente einfügen zu können. In bestimmten Bereichen wie der Datenmodellierung kann es wertvoll sein, zunächst ein detailliertes Konzept zu erstellen, bevor die Umsetzung in der Software erfolgt.
Bei der Konzeption ist es empfehlenswert, einen parallelen Ansatz in Betracht zu ziehen. Hierbei nehmen Sie nicht nur die Anforderungen aus dem Business auf, sondern übertragen diese direkt in das technische Konzept. Dadurch setzen Sie sich schon frühzeitig mit den Gegebenheiten der späteren Implementierung auseinander. Besonders übergreifende Themen, wie Währungsumrechnung und Versionsmanagement, können Sie auf diese Weise von Anfang an technisch klären.
Was unterscheidet SAP von einer klassischen Finanzplanungssoftware?
Wenn es um Finanzplanungssoftware auf Unternehmensebene geht, hebt sich SAP von klassischer Finanzplanungssoftware ab.
Der Hauptunterschied zwischen SAP und klassischer Finanzplanungssoftware besteht darin, dass SAP ein integriertes System ist, das durchgängige Finanzplanungsfunktionen bietet. Die SAP Softwaresuite wartet zudem mit einer breiten Palette von Funktionen auf, mit denen Sie sämtliche Aspekte Ihrer Finanzplanung abdecken können:
Ein weiterer Faktor, der SAP von klassischer Finanzplanungssoftware unterscheidet: SAP lässt sich nahtlos mit anderen ERP-Systemen integrieren, beispielsweise mit Systemen für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) oder das Lieferkettenmanagement (SCM). Zudem besteht die Möglichkeit eine Anbindung an die SAP Lösungen für die Finanzkonsolidierung vorzunehmen, um auch Plandaten konsolidieren zu können. SAP bietet folglich einen vollständigen Überblick über die finanzielle Leistung Ihres Unternehmens. Diese Integration erleichtert den Datenaustausch in Echtzeit und ermöglicht es den Entscheidungsträgern, auf der Grundlage genauer und aktueller Informationen zu agieren.
Finanzplanungssoftware implementieren – Zusammenfassung
Eine leistungsstarke Finanzplanungssoftware unterstützt Unternehmen dabei, ihre Finanzplanungs- und Controlling-Prozesse zu optimieren. Um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen, sollten Unternehmen die sechs oben genannten Erfolgsfaktoren berücksichtigen und ihre spezifischen Anforderungen und Ziele sorgfältig analysieren. Eine erfolgreiche Implementierung einer Finanzplanungssoftware führt zu einer effizienteren und effektiveren Finanzplanung und fördert den Geschäftserfolg.
Haben Sie Interesse an einer Beratung zur Finanzplanung und Implementierung der passenden Software? Kontaktieren Sie uns! Wir beraten Sie gern.
