SAP S/4HANA Transformation

Der Wechsel zu SAP S/4HANA ist jedoch nicht nur eine notwendige Systemumstellung, sondern vor allem eine strategische Wahl für Unternehmen. Die Transformation bietet Ihnen die Möglichkeit, Prozesse zu modernisieren, Daten in Echtzeit zu nutzen und eine stabile Basis für digitale Innovationen zu schaffen.

Zu den zentralen Vorteilen zählen:

• Echtzeit-Performance durch In-Memory-Technologie,
• vereinfachte Prozesse und konsistente Datenmodelle,
• moderne User Experience und vereinfachte Nutzung,
• technologische Zukunftssicherheit mit durchdachter ERP-Plattform.

Die SAP S/4HANA Transformation ist damit nicht bloß ein notwendiger Schritt, um die Wartung der bestehenden SAP-Systeme weiterhin zu gewährleisten, sondern wird damit zum strategischen Schritt, der als Weiterentwicklung betrachtet werden sollte und der frühzeitig geplant und gezielt eingesetzt werden sollte. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, welche Punkte wichtig sind, um die SAP S/4HANA Transformation erfolgreich durchzuführen und für Ihr Unternehmen einen nachhaltigen Mehrwert zu schaffen.

Ein Wechsel zu SAP S/4HANA ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie den Umstieg nicht nur als technische Pflicht, sondern als strategische Investition und Weiterentwicklung betrachten.

Das Wartungsende der alten Version ist zwar ein sinnvoller Grund, zeitnah zu migrieren, lohnt sich aber auch aus diesen Gründen:

Wechsel innerhalb der SAP-Welt

Es ist lohnend, Teil der SAP-Infrastruktur zu bleiben – ein kompletter Systemwechsel ist in der Regel mit deutlich höherem Migrationsaufwand, höheren Risiken und tiefgreifenden organisatorischen Veränderungen verbunden.

Veraltete Prozesslandschaft

Wenn Ihr aktuelles ERP-System durch jahrelange individuelle Anpassungen so komplex geworden ist, dass Updates kaum noch möglich sind, erlaubt der Wechsel zu S/4HANA die Rückkehr zum Standard (Clean Core).

Bedarf an Echtzeitdaten und höherer Transparenz

Wenn Ihr Unternehmen auf schnelle Analysen, aktuelles Reporting und datenbasierte Entscheidungen angewiesen ist, profitieren Sie deutlich von der In-Memory-Technologie und den vereinfachten Datenmodellen.

Fokus auf Innovation und Automatisierung

Wenn Sie Themen wie Cloud-Betriebe, Prozessautomatisierung, Advanced Analytics oder KI vorantreiben möchten, ist SAP S/4HANA als moderne und zuverlässige ERP-Plattform die optimale Wahl.

Optimierung der User Experience

Mit SAP Fiori bietet die Transformation zu SAP S/4HANA auch den Wechsel zu einer modernen, rollenbasierten und intuitiven Benutzeroberfläche. Das verbessert die Akzeptanz bei den Anwendern und unterstützt effizienteres Arbeiten – auch mobil und abteilungsübergreifend.

Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit

Unternehmen mit Wachstumsplänen, Internationalisierung oder sich verändernden Geschäftsmodellen profitieren von der hohen Skalierbarkeit der Plattform. Sie bietet langfristige Wartungssicherheit und eine flexible Basis für zukünftige Anforderungen.

Bei der Migration zu SAP S/4HANA gibt es keinen Standardweg. Das gewählte Vorgehen wird grundsätzlich explizit auf Ihre bestehende Systemlandschaft, Ihre Geschäftsprozesse und Ziele angepasst. 

Drei gängige und flexibel anpassbare Ansätze sind: 

Greenfield-Ansatz für den kompletten Neuanfang

Die Geschäftsprozesse werden (i.a. orientiert an den SAP Best Practice Prozessen) neugestaltet und zunächst in einem leeren SAP S/4HANA System implementiert. Parallel dazu wird die Migration der Altdaten geplant. Migration und funktionale Tests werden i.a. in mehreren Iterationen getestet und verfeinert. Dieser Ansatz ermöglicht einen Neustart ohne Altlasten. Optimierungspotenziale werden ohne Einschränkung umsetzbar. Das sind die besten Voraussetzungen, um Standardprozesse und innovative Ideen neu aufzusetzen. 

Dieser Ansatz ist meist sinnvoll, wenn … 

• Ihr aktuelles SAP-System veraltet ist, 

• Sie eine vollumfängliche Reorganisation oder Umstrukturierung von Prozessen planen, 

• ein Wechsel von einem Nicht-SAP-System zu SAP S/4HANA geplant ist. 

Brownfield-Ansatz für den direkten Umstieg 

Hier wird das bestehende SAP ERP-System inklusive der darin enthaltenen Daten technisch auf SAP S/4HANA transformiert. Wenn Daten, Prozesse sowie Erweiterungen größtenteils erhalten werden sollen, stellt der Brownfield-Ansatz einen schnellen, risikoärmeren Umstieg dar. 

Der Brownfield-Ansatz wird oft eingesetzt, wenn … 

• das aktuelle SAP-System weitestgehend zufriedenstellend ist, 

• Zeitdruck besteht (z. B. durch drohenden Support-Stopp), 

• getätigte Investitionen bestehender Systeme geschützt werden sollen, 

• geringe Bereitschaft für einen radikalen Wandel besteht. 

Allerdings muss beachtet werden, dass vor der Transformation im Altsystem zunächst einige Vorbereitungen zu treffen sind. Dazu gehören u.a.:

• Die Einführung des zentralen Geschäftspartners,
• die Einführung des neuen Hauptbuchs und der damit verbundenen neuen Anlagenbuchhaltung, um die Accounting-Daten bereits in eine für das Unternehmen sinnvolle Ledger-Struktur zu überführen, die auch in SAP S/HANA langfristig Bestand haben soll.
• Ideal: Archivierung alter, nicht mehr benötigter Daten. Diese Daten führen i.a. gehäuft zu Problemen bei der Konvertierung auf das Universal Journal.

Bluefield-Ansatz als flexible Mischform 

Eine flexible Transformation zu SAP S/4HANA in Etappen erhalten Sie mit dieser Lösung. Die Kombination aus bewährten Prozessen und innovativen Ansätzen ermöglicht die selektive Datenbereinigung und gleichzeitige Optimierung. 

Wir stellen Ihnen eine individuelle Mischform zusammen, wenn … 

• nur Teilgeschäftsbereiche oder bestimmte Prozesse transformiert werden sollen, 

• Daten nur selektiv übernommen werden sollen, 

• die Anpassungen hoch flexibel erfolgen sollen,  

• der Rollout in Etappen (z. B. gruppenweise) erfolgen soll. 

Was viele Unternehmen in erster Instanz abschreckt: Wie jede Migration ist auch die Transformation zu SAP S/4HANA ein komplexes Vorhaben, das weit über eine reine technische Systemumstellung hinausgeht. Bei der Umsetzung kommt eine Reihe an technischen, organisatorischen sowie strategischen Herausforderungen auf Sie zu.

Fehlende strategische Zieldefinition

Wird die Transformation ausschließlich als Pflichtprojekt verstanden, bleiben oft Potenziale ungenutzt.

Lösung: Klare, messbare Ziele und die frühzeitige Einbindung von IT, Lizenzverantwortlichen und aller relevanten Fachbereiche stellen sicher, dass SAP S/4HANA als strategische Plattform genutzt wird.

Unzureichendes Change Management

Neue Prozesse, Benutzeroberflächen und Nutzungsmodelle führen ohne begleitende Maßnahmen oft zu Akzeptanzproblemen und ineffizienter Nutzung.

Lösung: Nutzen Sie gezielte Schulungen, transparente Kommunikation und beziehen die betroffenen Instanzen frühzeitig mit ein. Damit erhöhen Sie die Akzeptanz, fördern die regelkonforme Nutzung und sichern den nachhaltigen Erfolg der Transformation.

Unterschätzte Lizenz- und Nutzungsänderungen

Mit SAP S/4HANA ändert sich auch das Lizenzmodell. Neben klassischen Nutzerlizenzen spielen nun auch digitale Zugriffe externer Systeme und dokumentenbasierte Nutzung eine Rolle.

Lösung: Eine frühzeitige Analyse der Systemnutzung, Schnittstellen und Datenflüsse schafft Transparenz, bevor unerwartete Kosten entstehen – und sollte ohnehin vor der Implementierung stattfinden.

Compliance- und Audit-Risiken

Unklare Lizenzsituationen, nicht dokumentierte Schnittstellen oder historisch gewachsene Eigenentwicklungen können zu Compliance-Verstößen führen – insbesondere im Rahmen von SAP-Audits.

Lösung: Ein strukturiertes Lizenz- und Compliance-Assessment vor und während der Transformation stellt sicher, dass Nutzung, Verträge und technische Umsetzung übereinstimmen.

Komplexe Systemlandschaften und Custom Code

Umfangreicher Custom Code und Sonderlösungen erschweren die technische Migration und können lizenzrelevante Nutzungsmuster auslösen.

Lösung: Die SAP S/4HANA Transformation bietet die Chance, Eigenentwicklungen kritisch zu prüfen und auf den SAP-Standard auszurichten. Weniger Custom Code bedeutet geringere Wartungskosten, weniger Lizenzrisiken und höhere Update-Fähigkeiten.

Besondere Herausforderungen im Finance Bereich

Insbesondere SAP-Anwender, die noch die klassische Profitcenterrechnung nutzen, sollten diese spätestens mit der Transformation auf SAP S/4HANA deaktivieren.

SAP-Anwender, die ihre Finanzdaten-Planung in SAP mittels der Planungstransaktionen im CO und im FI durchführen, sehen sich einer Reihe von Fragestellungen gegenüber: Der Best Practice Ansatz der SAP verlagert den Planungsprozess aus dem SAP Core in die SAP Analytics Cloud. Dies geht einher mit der Einführung eines neuen Universal Planungs-Journals (ACDOCP), parallel zum Universal Journal für Ist-Daten (ACDOCA). Die bestehenden Planungsfunktionen im CO können nur eingeschränkt weitergenutzt werden.

Lösung: Es ist erforderlich, sich Gedanken über die Neugestaltung des Planungsprozesses und über die zeitliche Planung des Umstiegs zu machen.

Mit SAP S/4HANA kommt ein Shift bzgl. des strategischen Tools für die Ergebnisrechnung: War bislang die kalkulatorische Ergebnisrechnung die empfohlene und funktional stärker ausgeprägte Lösung, so ist es mit SAP S/4HANA nun die neue buchhalterische Ergebnisrechnung, die sogenannte Margin Analysis. Letztere ist vollständig in das Universal Journal integriert. Die kalkulatorische Ergebnisrechnung kann weiterhin genutzt werden. Allerdings wird keine Weiterentwicklung darin stattfinden, und es wird keine Überleitung von Daten der Ergebnisrechnung in das Universal Journal bereitgestellt.

Lösung: Es ist erforderlich, sich Gedanken um einen etwaigen Umstieg auf die neue Margin Analysis zu machen. Dieser Umstieg muss separat konzipiert und geplant werden. SAP stellt keine Migration historischer Daten aus der kalkulatorischen Ergebnisrechnung in die Margin Analysis bereit.

Die genannten Veränderungen erfordern im Allgemeinen eine Umstellung des auf den alten Datenstrukturen beruhenden Reporting-Werkes – auf entsprechende moderne Fiori-Apps oder zumindest auf New GL-Berichte.

Eine erfolgreiche Migration erfordert mehr als eine technische Umsetzung. Entscheidend ist ein strukturiertes Vorgehen, das strategische, organisatorische und fachliche Aspekte gleichermaßen berücksichtigt.

Bedenken Sie vor der Transformation diese Tipps:

• Strategie vor Technologie: Leiten Sie die geplante Umsetzung immer von fachlichen und strategischen Zielen Ihres Unternehmens ab – vor der Transformation. Die Plattform muss sich Ihnen anpassen, nicht andersherum.
• Fachabteilungen von Anfang einbinden: Eine frühe Einbindung Ihrer Mitarbeiter stellt sicher, dass Anforderungen realistisch definiert werden und die Einarbeitung maximal effizient erfolgen kann.
• Transformation mit professionellen Partnern umsetzen: Erfahrene SAP-Partner bringen bewährte Methoden, technisches Know-how und Best Practices ein. Das hilft dabei, Risiken zu minimieren sowie Zeit- und Budgetziele einzuhalten.

Wie lange dauert die Transformation?

Die benötigte Zeit zur Umsetzung variiert stark je nach Unternehmensgröße, Komplexität des vorhandenen Systems und dem gewählten Migrationspfad. Bei Brownfield-Projekten kann sie zwischen 6 Monaten und einem Jahr liegen.

Greenfield-Ansätze sind üblicherweise komplexer, da hier Prozesse, Datenstrukturen und Funktionen vollständig neu definiert werden. Daher ist der zeitliche Aufwand in der Regel deutlich höher.

Werde ich während der Zeit in meiner Arbeit eingeschränkt?

Der laufende Betrieb im bestehenden System wird während der Transformation in der Regel nicht eingeschränkt, denn dieses bleibt bis zum Go Live produktiv nutzbar.

Einschränkungen ergeben sich gegebenenfalls in diesen Bereichen:

• Ressourcenbindung: Mitarbeiter aus IT und Fachabteilungen werden für Workshops, Tests und Abnahmen eingebunden. Dies erfordert eine gute Planung, um das Tagesgeschäft nicht zu beeinträchtigen.
• Freeze-Periode: Kurz vor dem Go Live kann es zu einer Phase kommen, in der keine oder nur eingeschränkte Änderungen im Altsystem vorgenommen werden dürfen. Das ist wichtig, um die Datenmigration und den Systemwechsel abzusichern – findet aber üblicherweise am Wochenende statt.
• Down-Time: Insbesondere bei Brownfield-Projekten, wo das produktive System direkt auf SAP S/4HANA gehoben wird und die darin enthaltenen Daten anschließend konvertiert werden, ist eine Downtime während eines (ggf. verlängerten) Wochenendes erforderlich. Eine detaillierte Planung und Vorbereitung (Generalprobe) ist essenziell.

Ist die Übertragung aller Daten problemlos möglich?

Technisch gesehen, ja. Aus Sicht der Finanzdaten muss jedoch beachtet werden: Mit der Konvertierung werden die Daten der Hauptbuchhaltung und der Nebenbücher (Anlagenbuchhaltung, AP/AR, Bankbuchhaltung, Controlling und Material Ledger) zusammengeführt. Dies erfordert selbstverständlich eine Konsistenz der Daten innerhalb der Nebenbücher als auch zwischen den Nebenbüchern und dem Hauptbuch. Insbesondere bei der Konvertierung historischer Daten finden sich jedoch im Allgemeinen immer Inkonsistenzen, die zu Problemen führen können und entsprechend im Vorfeld analysiert und ggf. bereinigt oder archiviert werden müssen (à Readiness Check (SAP), Testkonvertierungen).

Wann ist der beste Zeitpunkt für die SAP S/4HANA Transformation?

So früh wie möglich – denn so vermeiden Sie den Zeitdruck durch das Wartungsende von SAP ECC. Außerdem haben Sie so ausreichend Zeit, die Transformation strategisch zu planen, Ressourcen sinnvoll zu verteilen und zusätzliche Potenziale gezielt zu nutzen.

Umfasst die SAP S/4HANA Transformation nur die Migration von SAP Systemen?

SAP S/4HANA Transformation meint üblicherweise die Migration von SAP ECC zum neueren System. Grundsätzlich ist aber auch ein Wechsel von Fremdsystemen möglich. In diesem Fall handelt es sich um eine Neuimplementierung (Greenfeld-Ansatz).