"Konzernbuchungsbelege buchen" in SAP Group Reporting

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Hintergrund und Zielsetzung:

Für manuelle Buchungen auf Gruppenebene standen bisher die Funktionen "Kopieren", "Stornieren", "Anlegen" und "Löschen" zur Verfügung. Im Zuge des neuen Release wurde zusätzlich die Funktion "Ersetzen" eingeführt. Durch diese sollen Anwender noch einfacher in die Lage versetzt werden, manuelle Buchungen auf Gruppenebene zu ändern.

Durch die Funktion "Ersetzen" wird ein automatischer Stornierungsbeleg für die zu ändernde Buchung erzeugt und der geänderte Buchungssatz unter neuer Belegnummer im System gespeichert. Unterliegt eine Buchung bzw. dessen Stornierung einem Workflow, wird automatisch ein Workflow-Item erstellt. Für die Buchung muss dann zunächst eine Genehmigung erfolgen.

Bei gebündelten Belegen wird durch das "Ersetzen" eines Bündelelements das gesamte Bündel ersetzt.

Funktionsbeschreibung:

Der Buchungsbeleg, für den eine Änderung vorgenommen werden soll, wird in der App "Konzernbuchungsbelege buchen" selektiert. Über den Butten "Ersetzen" gelangt man dann in die Ansicht "Neuer Buchungsbeleg".

In der Ansicht "Neuer Buchungsbeleg" können am vorhandenen Beleg die gewünschten Änderungen vorgenommen werden:

Im Beispiel wurden die Beträge in Hauswährung von 100 auf 200 USD geändert. Der angepasste Buchungsbeleg wurde unter neuer Nummer 1000000375 angelegt.

Zu beachten ist, dass die Stornierung der selektierten Buchung unmittelbar mit Betätigung des Buttons "Ersetzen" ausgelöst wird, selbst wenn der Änderungsvorgang zur Anpassung des Ursprungsbelegs über die Ersetzen-Funktion nicht abgeschlossen, sondern in der Bearbeitung abgebrochen wird!

Wenn der Button "Ersetzen" für einen Buchungsbeleg einmal betätigt wurde, der Vorgang jedoch abgebrochen wurde, steht die Funktion "Ersetzen" für den Buchungsbeleg nicht mehr zur Verfügung. Es bleiben dann die Optionen, die gewünschte Änderung über die Funktion "Anlegen" ganz neu anzulegen, oder mit der "Kopieren" Funktion zu arbeiten.

Es empfiehlt sich, dass insb. ungeübten Usern ein benutzerfreundliches Anzeigelayout in der Ansicht "Neuer Buchungsbeleg" voreingestellt wird. Das SAP Standardlayout beinhaltet auch Informationen (z. B. Transaktionale Währung), die mitunter nicht verwendet werden und die Anzeige für den User unübersichtlich erscheinen lassen.